Por qué no cuadran las existencias entre el punto de venta y el ERP (y cómo evitarlo)
Las causas reales de que la caja y el ERP muestren existencias distintas: ventas que no han subido, disponible calculado diferente, facturas de reserva, timbrado y reintentos. Qué revisar y cómo lo maneja una caja conectada.
En este artículo
- La venta ya salió de la caja y el ERP no se ha enterado
- Cada sistema calcula el disponible a su manera
- Facturas de reserva y pedidos que apartan sin mover
- Documentos que no subieron o que subieron dos veces
- El CFDI también mueve el calendario
- Causa por causa
- Cómo lo maneja Nori
- Antes de culpar al conteo
Un cliente pide diez cajas de un producto. La caja dice que hay doce. El almacenista va a la bodega y encuentra cuatro. Al otro día alguien abre el ERP y ve una tercera cifra. Si tienes un punto de venta conectado a tu ERP, es probable que ya te haya pasado algo parecido, y que la primera sospecha haya sido un robo o un error de conteo.
A veces lo es. Pero muchas diferencias entre la caja y el ERP salen de cómo se pasan la información los dos sistemas, y esas se pueden prevenir. Casi todas tienen que ver con tiempos o con fórmulas.
La venta ya salió de la caja y el ERP no se ha enterado
Toda caja conectada tiene un momento en que la venta existe en un lado y en el otro todavía no. Puede ser un minuto, si la conexión sube cada venta al momento, o un día entero, si alguien importa un archivo en la noche.
El problema aparece cuando la caja baja la existencia del ERP cada pocos minutos y la copia tal cual. Vendiste tres piezas a las 10:00, la venta todavía no llega al ERP, y a las 10:05 la caja recibe la existencia de antes de la venta. Las tres piezas vuelven al anaquel en la pantalla, y la siguiente cajera las vende otra vez.
La solución es que la caja no confíe ciegamente en la cifra del ERP. Debe tomar la existencia del ERP y restarle lo que ella ya vendió y todavía no sube. Cuando el ERP recibe la venta, la resta deja de hacer falta porque la venta ya está dentro de su cifra.
Cada sistema calcula el disponible a su manera
La existencia física es lo que hay en el almacén. El disponible es lo que puedes prometer, y aquí cada ERP tiene su fórmula:
- En SAP Business One, el disponible es existencia − comprometido + pedido. Lo comprometido son los pedidos de cliente abiertos; lo pedido, las órdenes de compra a proveedores.
- En NetSuite es existencia − comprometido, sin sumar lo pedido a proveedores.
Si la caja calcula diferente, va a mostrar una cifra que nadie en la oficina reconoce. El caso típico es una caja que solo mira la existencia física y vende mercancía que ya estaba apartada para un pedido de cliente. El pedido sale incompleto y el vendedor se entera cuando el cliente reclama.
Facturas de reserva y pedidos que apartan sin mover
Algunos documentos comprometen existencia sin sacarla. El caso más claro es la factura de reserva: el cliente paga hoy todo lo de su obra y pasa por la mercancía en partes. La factura se timbra y entra a su cuenta, pero la existencia baja hasta que se hace cada entrega. Mientras tanto, lo facturado queda comprometido en el almacén.
Si tu caja no entiende ese documento, ve el material en el anaquel y lo vende. Y si el ERP lo trata de otra forma (NetSuite no tiene factura de reserva y descuenta al facturar), conviene saber en qué momento baja la existencia en cada lado. En la guía de factura de reserva está cómo lo maneja Nori con SAP y con NetSuite.
Con los pedidos pasa algo parecido. Un pedido capturado en la caja hace un minuto aparta su mercancía en la caja, pero en el ERP todavía no está comprometido hasta que llega. Si la caja no cuenta esos pedidos pendientes, dos vendedores pueden comprometer la misma pieza.
Documentos que no subieron o que subieron dos veces
Las conexiones fallan. El ERP se reinicia por una actualización, el internet de la sucursal se cae, un certificado vence. Si un envío falla y nadie lo ve, el ERP nunca descuenta esa venta y la diferencia aparece en el siguiente inventario físico.
El caso contrario es igual de malo. La caja manda la venta, el ERP la registra, pero la respuesta se pierde en el camino. La caja cree que falló y la vuelve a mandar. Ahora el ERP tiene dos ventas y descontó el doble.
Lo mismo con la venta en ruta. Una app que vende sin señal guarda las ventas en el teléfono y las manda cuando vuelve la conexión. Si la señal va y viene, la app puede mandar la misma venta más de una vez sin saberlo.
El CFDI también mueve el calendario
Si la caja timbra las facturas, hay que decidir cuándo sube la factura al ERP: antes o después del timbre. Si sube antes y el timbre falla, el ERP tiene una factura que fiscalmente no existe y su existencia ya bajó. Si sube después, hay un rato en que la mercancía salió y el ERP no lo sabe. Ese rato es normal si la caja lo cuenta como venta pendiente de subir.
Causa por causa
| Causa | Cómo se nota | Qué pedirle a la caja |
|---|---|---|
| Venta que no ha subido | El producto vendido reaparece unos minutos después | Restar lo vendido y no subido a la existencia del ERP |
| Disponible calculado distinto | La caja promete lo que ya está apartado | Usar la misma fórmula que tu ERP |
| Factura de reserva o pedido reciente | Pedidos que salen incompletos | Contar lo comprometido, incluso lo que no ha llegado al ERP |
| Envío fallido sin aviso | Diferencia que aparece en el conteo físico | Cola visible y alertas por correo |
| Envío duplicado | El ERP descuenta el doble | Una llave por documento y búsqueda antes de reintentar |
| Factura esperando su timbre | La venta tarda en llegar al ERP | Subir después del timbre y retener con alerta si falla |
| Movimiento hecho en el ERP | Una entrada de compra que la caja aún no ve | Bajar existencias cada pocos minutos |
Cómo lo maneja Nori
Nori es una caja y una app de ruta conectadas con SAP Business One por Service Layer y con NetSuite por REST. Así resolvimos cada punto de la tabla; compáralo con lo que uses hoy.
Con el ERP como dueño de las existencias, que es lo normal, Nori muestra la existencia del ERP menos lo que ya vendió y todavía no sube. Lo mismo con lo comprometido: un pedido capturado en Nori que aún no llega al ERP sigue apartando su mercancía. Hay un caso raro en que una venta llega al ERP justo mientras Nori lee la existencia, y durante un par de minutos se resta dos veces. La cifra se ve más baja, nunca más alta, así que no se vende de más, y la siguiente bajada lo corrige.
El disponible se calcula con la fórmula de tu ERP: con SAP Business One suma lo pedido a proveedores y con NetSuite no. Un pedido se mide contra el disponible, así dos pedidos no pueden apartar la misma pieza, y una entrega o factura que mueve mercancía se mide contra la existencia física al contabilizarse.
Cada documento y pago sube con una referencia propia de Nori. Si un envío falla, se reintenta solo, y antes de reintentar algo que pudo haber llegado, Nori lo busca en el ERP por esa referencia. Si ya está, lo liga y no lo crea otra vez. Lo que agota sus intentos queda marcado en la pantalla del ERP, y con las alertas encendidas los administradores reciben un correo.
La app de ruta guarda las ventas y cobros en el teléfono cuando no hay señal y los manda al volver la conexión. Cada operación lleva su propia llave de idempotencia: si llega dos veces, Nori la registra una sola vez y contesta lo mismo que la primera. Más detalle en la guía de la app móvil.
Con el timbrado activo, las facturas y las notas de crédito suben al ERP hasta que tienen su CFDI, igual que los anticipos y los pagos con complemento. Mientras esperan, su movimiento cuenta como pendiente y se resta de la existencia. Si el timbre falla, el documento se queda retenido con una alerta. La guía de timbrado explica cómo se configura.
Si quieres ir a la segura en mostrador, puedes activar que la caja le pregunte al ERP precio y existencia justo al presionar Cobrar. Si algo cambió, el cajero ve lo de antes y lo de ahora y decide.
Y cada noche, a la hora que elijas, corre una conciliación. Revisa documento por documento lo que Nori subió en los últimos días: si está en el ERP, si tiene el mismo total y si está cancelado en los dos lados. Cada diferencia queda como un pendiente con su arreglo: volver a subir, adoptar el registro del ERP o descartarlo. Las diferencias que ya se arreglaron se cierran solas.
Antes de culpar al conteo
Si hoy tus existencias no cuadran, revisa esto antes de volver a contar la bodega:
- ¿Cuánto tarda una venta de la caja en aparecer en el ERP? Haz una venta de prueba y mídelo.
- ¿La caja muestra existencia física o disponible, y con qué fórmula?
- ¿Hay documentos que apartan sin mover, como facturas de reserva o pedidos, y la caja los ve?
- ¿Dónde ves los envíos que fallaron, y quién se entera?
- Si tienes venta en ruta, ¿qué pasa con una venta que se manda dos veces?
Si las respuestas te dejan dudas, la guía para conectar Nori con tu ERP explica qué sube, qué baja y cómo saber si la sincronización va al día. Y si usas SAP Business One, en punto de venta para SAP Business One está el resto de lo que conviene revisar antes de conectar una caja. Para NetSuite, el equivalente es NetSuite no trae punto de venta para México.
Preguntas frecuentes
¿Por qué la caja muestra una existencia y el ERP otra?
Lo más común es que la caja ya registró ventas que el ERP todavía no recibe, o que cada sistema calcula el disponible con una fórmula distinta. También pasa cuando un documento falló al subir y nadie lo vio, o cuando se subió dos veces.
¿Qué es el disponible en SAP Business One?
La existencia menos lo comprometido en pedidos de cliente, más lo pedido a proveedores. NetSuite no suma lo pedido: su disponible es existencia menos comprometido.
¿Cómo evita Nori que una venta reaparezca en el anaquel?
Muestra la existencia del ERP menos lo que Nori ya vendió y todavía no sube. Cuando el ERP recibe la venta, esa resta deja de aplicar porque la venta ya está en la cifra del ERP.
¿Qué pasa con las ventas que hace la app sin señal?
Se guardan en el teléfono y se mandan cuando vuelve la conexión. Cada operación lleva su propia llave, así que si se manda dos veces, Nori la registra una sola vez.
¿Por qué una factura timbrada en la caja tarda en llegar al ERP?
Con el timbrado activo, la factura sube al ERP hasta que tiene su CFDI. Si el timbre falla, el documento se queda retenido con una alerta, en vez de llegar al ERP como si estuviera completo.
