Serie «SAP Business One para tiendas y distribuidoras», parte 2
¿Cuánto cuesta darle SAP a cada cajero? Licencias del ERP contra un punto de venta conectado
Cómo se arma el costo de que cajeros y vendedores capturen en SAP Business One, qué preguntarle a tu partner sobre el acceso indirecto y cómo se compara con una caja conectada con licencia por usuario.
En este artículo
En la primera parte de esta serie vimos que SAP Business One no trae caja de mostrador y que hay tres caminos: capturar en SAP, usar una caja suelta y recapturar, o conectar una caja a SAP. Casi siempre, la siguiente pregunta que hace el dueño es de dinero. ¿Sale más barato darle SAP a cada cajero o comprar otra cosa?
No vamos a poner precios de SAP en este artículo. Cambian por tipo de usuario, por versión, por la forma en que compraste y por lo que negociaste con tu partner, y una cifra publicada aquí estaría mal para la mitad de los lectores. Lo que sí podemos hacer es explicar de qué piezas se arma el costo en cada camino, para que llegues con tu partner con las preguntas correctas.
Cómo se cuenta un usuario de SAP Business One
SAP Business One se licencia por usuario nombrado. Cada persona que entra a SAP con su nombre ocupa una licencia, y la licencia queda asignada a ella. Hay varios tipos de usuario con distinto alcance y distinto precio, y tu partner te dice cuál le corresponde a cada puesto.
A eso súmale el mantenimiento o la suscripción, según cómo lo hayas comprado. Si tus licencias son perpetuas, normalmente pagas un mantenimiento anual sobre ellas. Si es suscripción, pagas una cuota periódica por usuario. En los dos casos el costo se repite cada año mientras la persona tenga su usuario.
Para el mostrador, esto tiene una consecuencia directa: un cajero que solo cobra ocupa un usuario de SAP igual que alguien de contabilidad. Con dos turnos y tres cajas son seis personas, y si alguien cubre descansos o vacaciones, son más. En venta en ruta pasa lo mismo con cada vendedor que levanta pedidos o cobra en la calle.
Qué entra en la cuenta de cada camino
La licencia es la parte visible. Hay otros costos que no llegan en la factura de SAP pero que pagas igual.
| Todo en SAP | Caja conectada a SAP | |
|---|---|---|
| Usuario de SAP por cajero o vendedor | Sí, uno por persona | No: entran con la licencia de la caja |
| Mantenimiento o suscripción de SAP | Sobre todos esos usuarios | Solo sobre los usuarios de oficina |
| Usuario para la conexión | No aplica | Un usuario de integración, según tu contrato |
| Licencias de la caja | No aplica | Una por persona que la usa |
| Conector con SAP | No aplica | Revisa si se cobra aparte (en Nori viene incluido) |
| Tiempo de captura en mostrador | Pantallas de oficina, con fila | Pantalla hecha para cobrar |
| Venta en ruta | Cada vendedor ocupa su usuario de SAP | Los vendedores usan la app de la caja, si la tiene (Nori la trae) |
| Recaptura | Ninguna | Ninguna, si la conexión funciona |
La última fila supone que la caja sí escribe en SAP. Una caja barata que no lo hace te ahorra licencias y te las cobra en horas de alguien que recaptura tickets cada noche, y por eso la dejamos fuera desde la primera parte.
El acceso indirecto: pregúntalo antes de firmar
Aquí es donde más se equivocan las comparaciones rápidas. Que tus cajeros no entren a SAP no quiere decir que SAP no tenga nada que decir sobre ellos. SAP tiene reglas para el llamado acceso indirecto, que es cuando alguien crea documentos en SAP o consulta sus datos a través de otro sistema. Una caja que sube ventas por Service Layer entra en esa conversación.
Cómo aplica a tu empresa depende del contrato que firmaste, de la fecha en que compraste y del tipo de licencias que tienes. Nosotros no podemos contestarlo por ti, y yo desconfiaría de cualquier proveedor de caja que lo haga. Lo que sí te recomendamos es mandarle a tu partner algo así por correo, para que la respuesta quede por escrito:
- Vamos a conectar un punto de venta por Service Layer con un usuario de integración. ¿Qué licencia necesita ese usuario?
- Los cajeros y vendedores no entrarán a SAP. ¿Nuestro contrato pide licencias por ellos de todos modos?
- ¿Cambia la respuesta si la caja solo sube documentos y pagos, y lee de SAP los precios y las existencias?
Con esa respuesta en la mano ya puedes hacer la comparación con números reales.
Cómo cobra Nori
En Nori cada persona ocupa una licencia y la pagas una vez. Hay cinco tipos: Cajero, Vendedor, Logística, Supervisor y Administrador. Cada tipo cubre lo que ese puesto necesita, y el precio cambia según el tipo, así que no pagas lo mismo por alguien que solo cobra que por quien configura la empresa. En Licencias y roles está qué cubre cada una.
Cada año pagas un mantenimiento del 18 % sobre las licencias activas. Con él recibes las actualizaciones y el soporte, y la app móvil va incluida. Si desactivas una licencia, deja de contar en la siguiente renovación, y si alguien deja la empresa, su licencia pasa a la persona que entra sin comprar otra.
El conector con SAP Business One viene incluido, sin costo aparte. Lo configuras tú desde Nori con la URL de Service Layer, la base de datos, un usuario y su contraseña, o te lo dejamos listo si contratas la implementación con ERP, que es opcional. Si timbras con tu propio PAC, Nori no te cobra nada por timbre.
Los precios de cada tipo de licencia y de la implementación están publicados en la página de precios, con una calculadora donde escribes cuántas personas usarían cada licencia. No los copiamos aquí porque esa página es la que se mantiene al día.
Cuándo sí conviene darle usuario de SAP a cada persona
Hay casos en que la caja conectada no se paga sola, y conviene decirlo:
- Son pocas personas y ya usan SAP para otra cosa. Si quien atiende el mostrador también hace compras y saca reportes en SAP, ya necesita su usuario. Agregarle una licencia de caja es un costo extra para ahorrar poco tiempo.
- Vendes casi todo a crédito, por pedido. Con diez o quince ventas al día en mostrador y sin efectivo por turno, la factura de SAP alcanza.
- Tienes usuarios de SAP pagados que nadie usa. Si ya pagas mantenimiento por ellos, ponerlos a trabajar sale más barato que comprar licencias nuevas en otro lado.
- Tu partner te dice que el acceso indirecto te pide licencias de todos modos. En ese caso el ahorro en usuarios desaparece y la decisión se vuelve de operación, de qué tan rápido cobras y si vendes en ruta.
Si te reconoces en dos o tres de esos puntos, quédate en SAP y revisa permisos y formatos con tu partner.
La caja conectada empieza a pagarse cuando hay varias personas que solo cobran o solo venden, cuando hay turnos, o cuando hay vendedores en la calle que hoy mandan pedidos por WhatsApp para que alguien los capture.
Haz la cuenta con tus números
Llena esta lista antes de hablar con cualquier proveedor, incluido Nori:
- Cuántas personas cobran, venden o surten hoy, y cuántas de ellas tienen usuario de SAP.
- Qué tipo de usuario de SAP le tocaría a un cajero y cuánto pagas por él cada año, según tu partner.
- Qué te contestó tu partner sobre el acceso indirecto, por escrito.
- Cuántas horas a la semana se van en recapturar tickets o pedidos.
- Cuántas licencias de cada tipo necesitarías en la caja, con la calculadora de precios.
Compara a tres o cinco años, porque en los dos caminos hay un pago inicial y un costo anual que se repite. Si al final la diferencia es chica, quédate con lo que tu equipo ya conoce.
Si te interesa cómo se ve la conexión por dentro, la página de Nori con SAP Business One explica qué sube y qué baja, y la guía para conectar Nori con tu ERP tiene los pasos. La otra duda que sale antes de conectar es si la existencia de la caja va a cuadrar con la de SAP. La contestamos en por qué no cuadran las existencias entre el punto de venta y el ERP.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un usuario de SAP Business One?
Depende del tipo de usuario, de si tu licencia es perpetua o por suscripción y de lo que acordaste con tu partner. Pídele una cotización por escrito con el tipo de usuario que necesitaría un cajero y el mantenimiento anual que le corresponde.
¿Qué es el acceso indirecto en SAP?
Es cuando alguien usa datos de SAP o crea documentos en SAP a través de otro sistema, sin entrar a SAP. SAP tiene reglas para eso y lo que aplica depende de tu contrato. Pregúntale a tu partner cómo trata tu contrato a una caja o una app que escriben en SAP por Service Layer.
¿Nori cobra aparte el conector con SAP Business One?
No. El conector viene incluido con las licencias. La implementación asistida es opcional y la puedes contratar o configurar todo tú.
¿Dónde veo los precios de Nori?
En la página de precios, con una calculadora por tipo de licencia. Pagas cada licencia una vez y cada año un mantenimiento del 18 % sobre las licencias activas.
¿Puedo tener unos usuarios en SAP y otros en Nori?
Sí, y es lo más común. Contabilidad, compras y administración se quedan en SAP; quienes cobran en mostrador, venden en ruta o surten en el almacén trabajan en Nori.
