Factura de reserva

Sirve cuando el cliente paga o se compromete a pagar todo de una vez pero se lleva la mercancía por partes. El caso típico es una casa de materiales: el contratista compra la tablaroca, los tornillos y la pintura de toda la obra y pasa por ellos conforme avanza.

Crearla

1. Abre Ventas › Facturas › Nuevo.
2. Junto al número y el estado, marca Factura de reserva. Solo se elige mientras la factura es nueva o borrador.
3. Captura las partidas y guarda.

Se timbra como cualquier factura y entra a la cuenta del cliente desde ese momento, así que cuenta para su saldo, su crédito y sus pagos. No saca existencia: lo facturado queda comprometido en el almacén de cada partida hasta que se entregue.

Usa la serie de facturas de siempre. El formato impreso dice «Factura de reserva».

Entregar por partes

En la factura, Copiar a › Entrega trae lo que falta por entregar. Cambia las cantidades a lo que se lleva hoy y guarda. Esa entrega:

• descuenta la existencia y libera lo comprometido;
• no genera otra cuenta por cobrar ni se vuelve a facturar;
• solo puede llevar partidas de la factura de reserva.

También puedes entregar desde Entrega de mercancías: las facturas de reserva aparecen en el tablero y el módulo de entrega crea la entrega por ti.

La factura muestra en cada partida cuánto se ha entregado y cuánto falta. Cuando ya no falta nada se cierra.

Pagos, notas de crédito y cancelación

Los pagos se aplican a la factura de reserva como a cualquier otra. Una nota de crédito copiada de ella devuelve lo que no se entregó y no regresa existencia, porque esa mercancía nunca salió.

No se puede cancelar mientras tenga entregas vigentes. Igual que en SAP Business One, primero cancela o devuelve las entregas y después cancela la factura.

Con un ERP

En SAP Business One sube como factura de reserva (ReserveInvoice) y cada entrega sube basada en ella. En NetSuite, que no tiene factura de reserva, sube como factura normal y ahí descuenta la existencia al momento; sus entregas no se suben otra vez. Con el timbrado activo, la factura espera su timbre antes de subir.