Autorizaciones y NIP de supervisor

Hay operaciones que tu equipo puede hacer, pero no sin que alguien más lo vea: un descuento grande, vender a crédito por encima del límite, cambiar un precio, retirar efectivo. En Nori cada una es un concepto de autorización que configuras a tu medida.

Configura los conceptos

Entra a Administración › Autorizaciones › Conceptos (necesitas el permiso de configuración). Algunos de los conceptos:

Concepto	Cuándo se pide
Venta a crédito excedida	El cliente pasa de su límite de crédito
Saldo vencido	Venderle a un cliente con documentos vencidos
Utilidad baja	Una partida queda por debajo de la utilidad mínima
Descuento general y descuento por partida	Arriba del límite del rol
Precio cambiado a mano	El precio escrito es distinto al de lista
Cambio de lista de precios	Usar una lista que no le toca al cliente
Cantidad cambiada y eliminar partida	En el POS y en la entrega de mercancías
Reimpresión	Reimprimir un ticket ya impreso
Apertura, depósito, retiro, retiro del fondo y cierre de caja	Movimientos de caja
Devolución	Devolver una venta en el POS
Cancelar documento, pago o CFDI	Cancelar sin tener el permiso
Vender sin existencia	Cuando la empresa no lo permite

Para cada concepto decides:

1. Si está encendido.
2. El límite: un porcentaje, un importe o un número de veces, con un límite distinto por rol si hace falta. Si alguien tiene varios roles, gana el más amplio.
3. Quién autoriza: roles o usuarios específicos. Si no eliges a nadie, autoriza quien tenga el permiso de aprobar; el Administrador siempre puede.
4. Cómo: a distancia, en sitio o de las dos formas.
5. En cuántos minutos vence una solicitud que nadie decide.
6. Si quien puede autorizar pasa directo, sin pedírselo a otro.

Qué ve quien pide

Cuando una operación necesita autorización aparece el aviso Se necesita autorización con el motivo, por ejemplo «Descuento de 15 % (máximo 10 %)». Hay dos caminos:

• Pedir a un supervisor: escribe un comentario si quieres y espera. La pantalla avisa sola cuando se aprueba y la operación continúa. Si se rechaza, ves quién y por qué. Si vence, puedes Pedir de nuevo.
• Autorizar aquí: el supervisor llega a la caja y escribe su usuario y su contraseña o NIP.

Nadie autoriza su propia solicitud.

El NIP del supervisor

El NIP es un número de 4 a 8 dígitos para autorizar en sitio sin teclear la contraseña completa frente al cliente. Lo asigna el administrador en Administración › Usuarios, en la ficha del supervisor, campo NIP para autorizar. Nori lo guarda cifrado y limita los intentos por minuto para que no se pueda adivinar.

Qué ve quien autoriza

Los usuarios que pueden aprobar algo ven una campana en la barra superior. Cuando llega una solicitud suena un aviso y, si lo permites con Activar avisos, aparece una notificación del navegador.

En Administración › Autorizaciones › Bandeja de autorizaciones cada solicitud trae su contexto: documento, cliente, valores antes y después, costo, utilidad e importes. Presiona Autorizar o Rechazar; para rechazar hay que escribir el motivo.

Desde la app móvil, el supervisor ve la misma bandeja en la pestaña Tablero y decide ahí mismo.

Crédito al guardar

Al guardar un pedido, una entrega o una factura con una condición de pago a crédito (con días de plazo), Nori revisa al cliente. Pide Venta a crédito excedida cuando:

• el total no cabe en el crédito disponible del cliente (límite menos lo que debe), o
• el cliente tiene facturas vencidas sin pagar.

El motivo dice cuál de las dos pasó. El saldo es lo de siempre: facturas y notas de cargo, menos notas de crédito y pagos. Como en SAP, puedes sumarle lo que tienen abierto los pedidos y las entregas, con o sin ERP. En Configuración › Ventas hay dos casillas independientes, las dos apagadas de inicio: Incluir saldo de entregas abiertas en el límite de crédito e Incluir saldo de pedidos abiertos en el límite de crédito.

No se revisa al cliente de mostrador (público en general) ni las condiciones de contado. Lo autorizado queda en el documento: si lo vuelves a guardar o lo copias al siguiente (pedido a entrega, entrega a factura), no se pide otra vez, salvo que el total crezca.

Reglas que no se autorizan

Algunas reglas de venta no tienen autorización: simplemente no dejan guardar.

• Condición de pago con pago requerido. Una factura con esa condición solo se guarda con Guardar y cobrar y cobrando todo. No puede quedar saldo a crédito. Como en Nori escritorio, las entregas no se cobran a la fuerza: ni las de la estación de Entrega de mercancías ni las que capturas en el documento. El cobro se exige al facturarlas. Por eso, al facturar entregas en lote, un grupo de entregas sin pagar con esa condición no se factura: Nori te dice cuáles son para que las copies a una factura y la guardes con Guardar y cobrar. Los pedidos y las cotizaciones no se afectan.
• Lista de precios mínimos. En Administración › Usuarios, en la ficha del usuario, el campo Lista de precios mínimos pone un piso. Ese usuario no puede vender ninguna partida por debajo del precio de esa lista, ni en documentos, ni en el POS, ni en la app. Cuenta el descuento que escriba en la partida; las promociones automáticas no. Si lo dejas vacío, no hay precio mínimo. El descuento con autorización por rol sigue igual.
• Descuento máximo (%). En la misma ficha, junto a la lista de precios mínimos. Ese usuario no puede dar más descuento en una partida, sumando el que escriba en la partida y el descuento general (10 % y 10 % son 19 %). Nadie lo puede autorizar: se revisa antes que el descuento por rol. Las promociones automáticas y el descuento propio del cliente no cuentan. Si lo dejas vacío, no hay tope. Al migrar de Nori escritorio se llena con los descuentos especiales por usuario.

Margen mínimo de ganancia

En Configuración › Ventas, Margen mínimo de ganancia (%) evita vender con poca ganancia. Viene vacío (apagado).

El margen de cada partida es el precio neto (después del descuento de la partida y del general) menos el costo del artículo en ese almacén, entre el precio neto. Por ejemplo, vender a $100 algo que cuesta $90 deja 10 % de margen. Las partidas sin costo no se revisan.

En Debajo del margen mínimo eliges qué pasa:

• Bloquear: no se guarda. El mensaje dice la partida, su margen y el mínimo.
• Pedir autorización: un supervisor lo aprueba con el concepto Utilidad menor a la mínima. Si ese concepto está apagado, se bloquea.

Aplica en documentos, en el POS y en la app.

Buenas prácticas

• Empieza con pocos conceptos encendidos y ve sumando. Un cajero que pide permiso para todo termina por no vender.
• Pon límites por rol en lugar de apagar el concepto: un vendedor hasta 5 % de descuento y un supervisor hasta 15 %, por ejemplo.
• Revisa la bandeja de vez en cuando: las solicitudes decididas muestran quién autorizó qué y por qué vía.