Compras: solicitudes, anticipos, notas de crédito y factura de reserva

Además de cotizaciones, órdenes, entradas y facturas de proveedor, Compras tiene cuatro documentos que funcionan como en SAP Business One.

Solicitud de compra

Alguien del almacén o de otra área pide lo que necesita y Compras decide a quién comprarlo.

1. Entra a Compras › Solicitudes de compra › Nuevo.
2. Elige al Solicitante (de inicio aparece tu nombre), su Departamento y la Fecha necesaria.
3. Captura los artículos. En cada partida puedes sugerir un proveedor y una fecha propia.
4. Guarda.

No lleva proveedor ni mueve existencia ni contabilidad. Compras la copia a una cotización de compra o a una orden de compra del proveedor que elija; cada partida se cierra conforme se copia y la solicitud se cierra cuando ya no queda nada.

Si quieres que las solicitudes grandes pasen por un supervisor, enciende el concepto Solicitud de compra en Administración › Autorizaciones › Conceptos y ponle un límite en pesos.

El rol Logística puede crear y ver solicitudes.

Anticipo a proveedor

Cuando le pagas al proveedor antes de que entregue:

1. En Compras › Anticipos a proveedor registra el anticipo con el artículo de anticipo y el importe. Puedes copiarlo de la orden de compra; la orden sigue abierta para recibirla completa.
2. Escribe el UUID del CFDI que te mandó el proveedor.
3. Págalo en Pagos › Pagos efectuados como cualquier factura.

Cuando llega la factura de la mercancía, en la pestaña Finanzas aparecen los Anticipos al proveedor pagados con saldo. Escribe cuánto aplicas de cada uno y guarda. Nori crea sola una nota de crédito «Aplicación de anticipo» por ese importe y con eso la factura queda debiendo solo la diferencia. Si cancelas la factura, el anticipo recupera su saldo.

Nota de crédito de proveedor

Cópiala de la factura de proveedor con Copiar a › Nota de crédito de proveedor.

• Con devolución: la mercancía sale del almacén al costo con que entró, no al precio de la nota.
• Solo rebaja el precio: marca esa casilla junto al número para descuentos o bonificaciones. No mueve existencia.

La nota baja lo que le debes al proveedor. Para cruzarla con una factura, en Pagos › Pagos efectuados elige las dos y paga solo la diferencia; si cubren lo mismo, se concilian sin dinero.

Factura de reserva de proveedor

Para cuando el proveedor te factura antes de mandarte la mercancía:

1. En Compras › Facturas de proveedor › Nuevo marca Factura de reserva de proveedor.
2. Guarda. Queda por pagar desde hoy y lo pendiente cuenta como pedido en el almacén.
3. Conforme llegue, Copiar a › Entrada de mercancía con lo que recibiste. Cada entrada sube la existencia y no se vuelve a facturar.

La factura muestra lo recibido y lo que falta. No se cancela mientras tenga entradas vigentes. Una nota de crédito copiada de ella devuelve lo que nunca llegó y no saca existencia.

Con contabilidad

Con la contabilidad encendida cada documento hace su asiento:

La solicitud de compra no hace asiento.

CFDI del proveedor

Las facturas, notas de crédito y anticipos de proveedor no se timbran en Nori: el CFDI lo emite tu proveedor. Guarda su UUID en el campo UUID del CFDI del proveedor para cruzarlo después con las descargas del SAT.

Con un ERP

Con SAP Business One cada documento sube como su objeto: solicitudes (PurchaseRequests), anticipos (PurchaseDownPayments), notas de crédito (PurchaseCreditNotes, con «sin movimiento de inventario» cuando solo rebajan precio) y facturas de reserva (PurchaseInvoices como reserva, con sus entradas basadas en ella). Con NetSuite la solicitud sube como requisición, el anticipo como factura de proveedor y la nota como crédito de proveedor.