Cómo contabilizar los CFDI recibidos con reglas

Muchos gastos llegan solo como CFDI: la luz, el teléfono, la gasolina, la renta, los honorarios. Capturar cada uno como factura de proveedor es lento. Con una regla de contabilización le dices a Nori a qué gasto va cada tipo de CFDI y contra quién, y Nori arma la póliza ligada al UUID.

Antes necesitas tener tus CFDI recibidos descargados del SAT con su XML (ver Cómo descargar del SAT tus CFDI emitidos y recibidos).

Crear una regla

1. Entra a SAT › Configuración › Reglas de contabilización y pulsa Nueva regla. Desde un CFDI recibido también puedes pulsar Nueva regla para este emisor, que ya trae su RFC.
2. Ponle un Nombre («CFE luz», «Gasolina»).
3. En Cuándo aplica llena una o varias condiciones. Deben cumplirse todas las que llenes:
   • RFC del emisor.
   • El concepto dice: una palabra que aparece en la descripción.
   • ClaveProdServ: la clave completa o su inicio (151015 para combustibles).
4. En Cómo se contabiliza elige la Cuenta de gasto y, si los usas, el Centro de costo.
5. En Contra elige:
   • Proveedor (por pagar): el gasto queda en cuentas por pagar y lo pagas después con un pago efectuado. En Proveedor elige uno, o déjalo vacío para usar el proveedor con el RFC del emisor. Marca Dar de alta al proveedor si no existe si quieres que Nori lo cree.
   • Banco (ya pagado): el gasto ya salió de una cuenta bancaria, por ejemplo un cargo domiciliado. Elige la cuenta.
6. Ajusta la Prioridad: cuando varias reglas coinciden, aplica la de número más bajo.
7. Guarda.

Por qué: en SAP Business One estos gastos se capturan como factura de proveedor de servicio o como asiento manual. Aquí la regla hace el asiento por ti y lo deja ligado al CFDI, que es lo que pide la contabilidad electrónica.

Qué asiento hace

• Cargo a la cuenta de gasto por el subtotal menos descuento (más IEPS y otros impuestos que no se acreditan).
• Cargo al IVA acreditable: pendiente de pago, o pagado si el CFDI es PUE y la regla paga desde el banco.
• Abono a IVA retenido e ISR retenido por enterar, si el CFDI trae retenciones.
• Abono al proveedor o al banco por el total.

Un CFDI de tipo Egreso (nota de crédito del proveedor) hace el asiento al revés. Los CFDI de pago, nómina y traslado no se contabilizan con reglas.

Aplicar las reglas

En SAT › CFDI recibidos, filtra la Situación en Por registrar y:

• Aplicar reglas a los pendientes contabiliza todos los que tienen una regla que coincide.
• Aplicar reglas a los marcados contabiliza solo los que marcaste.

Nori te dice cuántos contabilizó y cuántos se saltó por no tener regla o estar ya registrados.

Para uno solo, ábrelo, elige la Regla y pulsa Contabilizar. Al terminar ves en qué asiento quedó.

Lo que no va con reglas

Abre el CFDI y elige qué hacer:

• Capturar factura de proveedor: para compras de mercancía. Pon el UUID en la referencia de la factura y Nori la liga sola.
• Ligar a la factura de proveedor (número interno): si ya la capturaste y Nori no la encontró, escribe el Id del documento y pulsa Ligar.
• Ignorar: para CFDI que no van a tu contabilidad. Dejar de ignorar lo regresa a pendientes.

Cambiar o borrar una regla

Editar o eliminar una regla no cambia lo ya contabilizado. Si un CFDI quedó en la cuenta equivocada, corrige la regla para los siguientes y pasa el importe a la cuenta correcta con una póliza manual de reclasificación (ver Cómo capturar una póliza manual). El CFDI sigue ligado a su asiento original.

Si no ves…

• «Ninguna regla aplica a este CFDI»: ninguna regla coincide. Revisa el RFC, el texto del concepto o la clave, o crea una regla para ese emisor.
• «Hace falta el XML del CFDI»: solo tienes los metadatos. Pide una descarga con XML de ese periodo.
• «No hay proveedor con el RFC …»: da de alta al proveedor, elige uno en la regla o marca Dar de alta al proveedor si no existe.
• «La regla paga desde un banco pero no tiene cuenta bancaria»: edita la regla y elige la cuenta.
• El asiento no entra: la fecha del CFDI cae en un periodo cerrado. Abre el periodo o pide a quien administra los periodos que lo haga.